商務辦公、文件往來時,常出現需要附上「簽名」文件的狀況如:

遇到文件需要電子簽名

如這樣的文件需要做簽名,一般「實體文件」需要簽名是很正常的事,但現在因為資料「電子化」的方便,許多公司不再強制一定需要將文件「印」出來,填寫簽名後郵寄/親送繳回,而是直接回傳「電子檔」的方式,加快彼此的效率。

不管是要填個人資料、合作日期、合作項目等都可以透過電腦填寫,「身分證」、「健保卡」等證件資料則可以透過「掃描」或者「手機拍照」的方式,將「圖檔」放進Word中也沒有問題,但「簽名」呢?

那當然是把你的簽名,轉為「電子簽名」!

簡易不須特殊設備的電子簽名有兩種方式:

一、傳統結合現代:將文件「列印」出來吧!

這種方式簡單好理解,就是先將文件「列印」出來,填寫資料、簽完名後再透過「掃描機」、「手機拍照」的方式將整份文件拍照,透過Email回傳給廠商、或合作對象。

這是一種透過拍照、掃描將傳統轉為電子的直接方式。

二、透過手邊可以「手寫」的裝置完成電子簽名

過去就連商務人士都鮮少有可手寫輸入的裝置,但在現代「每個人」都隨身帶著。那個可手寫的觸碰裝置就是你手邊的「智慧型手機」!透過它你就可以輕鬆完成PDF文件的「電子簽名」,但首先要知道方法。

iPhone/iPad電子簽名PDF的方式:

1.將檔案轉存成PDF並放入手機

不管是透過「雲端」或是「傳輸線」等任何方式,先將PDF文件放入到你的手機中,如果真的想不到將檔案放到手機上的方法,你也可以寫EMail給自己,將未簽名的PDF夾帶在信中。

Word中選擇檔案->轉存->PDF,即可將檔案轉存成PDF格式。
2.用手機打開PDF檔案:

用手機打開PDF進行電子簽名

3.選擇右上角鉛筆的圖案

iPhone選擇右上角鉛筆圖案進行電子簽名

4.開始繪圖模式、可以選擇筆畫粗細

開始繪圖模式、可以選擇筆畫粗細

5.開始電子簽名
開始進行PDF文件電子簽名
如果你跟裕二一樣用手機做電子簽名,需要時就盡量放大吧。
6.完成電子簽名
完成PDF文件電子簽名
用手指簽的,就別太在意簽名的美醜了,如果真的在意也可以去購買觸控筆來使用。

簽名完成,可以將文件寄回給對方嘍!